Delegar es fácil de pensar y difícil de hacer

En cualquier ámbito de nuestras vidas, y ya sea el profesional o el personal, hay algo que en general nos cuesta hacer, y que es eso de delegar una función o tarea, más cuanto más nos importa el resultado. ¿No es su caso? ¡Enhorabuena! Pero yo me pongo por delante y reconozco que a mí me cuesta, cada vez menos, eso sí, porque lo entreno. Y no me cuesta tanto delegar -que dependiendo del nivel de saturación lo hago bastante rápido-, como no seguir encima del delegado en plan mosca pesada de septiembre. Y precisamente ese es el secreto de la buena delegación, hacerlo con la suficiente dosis de confianza y apertura de mente como para aceptar que no lo van a hacer como nosotros, y que eso puede ser mejor.

Pero antes de entrar en qué habilidades necesitamos para delegar, veamos de qué nos libra y por qué no deberíamos esperar tanto para aprender a hacerlo bien.

el estrés como aviso

Nuestra tolerancia a la incomodidad, y otra vez depende de cada persona, nos lleva a aguantar niveles de saturación más o menos altos hasta que un día, casi siempre en el peor momento emocional, reventamos. Eso suele ser cuando las circunstancias nos superan con más tareas de las que podemos resolver, cuando nos vemos obligados a incumplir compromisos con terceros o cuando ya no nos da tiempo a cumplir plazos… Insisto, da igual si es en casa o en el trabajo. Lleven la situación donde quieran.

En la oficina, cuando no les da tiempo a acabar de maquetar como les gusta ese informe; o cuando son las ocho de la tarde del último día y les quedan veinte archivos que revisar; o de camino a casa para preparar esa cena a la que han invitado a toda la familia y ya van pensando dónde parar y comprar comida casera a estas horas…

Seguro que lo han experimentado. Nos invade a todos una sensación muy parecida, que es el estrés, y nos asaltan pensamientos similares: si hubiera pedido ayuda… Si le hubiera dicho a mi madre… Si se hubiera hecho cargo mi pareja… Si se lo hubiera encargado a… Si… Si… Si…

Dice la Real Academia Española que "si" es una conjunción que "denota condición o suposición en virtud de la cual un concepto depende de otro u otros". Reflexionemos entonces una cosa: si la tarea era tan importante como para que yo me hiciera cargo, ¿cómo he acabado repitiendo una conjunción que denota todo eso?

Las principales razones por las que nos superan las circunstancias no son bonitas. Hay de todo, claro está, pero las más comunes son porque nos creemos que nadie lo hace mejor, o porque pensamos que nadie lo sabe hacer, o porque nos parece que nuestros días son mucho más largos de los que son, o porque nos dedicamos a lo que no nos toca o porque nos imaginamos con súper-poderes. También puede ser porque no sepamos comunicarnos, o porque no tengamos tiempo para enseñar. Esta última está íntimamente relacionada con las dos primeras. Elijan la suya, ¿por qué les superan a ustedes las circunstancias?

Espero haber sembrado alguna duda razonable para motivar que se hayan parado a revisar su capacidad para delegar, especialmente si tienen personas a su cargo en lo laboral. Porque saber delegar es un arte que diferencia a los mejores líderes.

tres habilidades para delegar con arte

Delegar requiere tres habilidades imprescindibles en un buen gestor de equipos: confianza en uno mismo y en los demás, comunicación efectiva y capacidad para guiar sin agobiar.

La confianza en uno mismo es para saber tomar una buena decisión sobre qué delegar y a quién delegarlo. La confianza en los demás es para asumir la necesaria curva de aprendizaje y bajar nuestro nivel de exigencia en el proceso, que no en el resultado. Esa confianza va a generar en los demás la productiva y a veces milagrosa seguridad para comprometerse con la tarea. ¿Delegamos derivando responsabilidades que no deberíamos? ¿Delegamos en quien nos resulta cómodo porque resuelve y le saturamos? ¿Es quien mejor lo haría o quien menos problemas me da? ¿Sabe hacerlo? ¿Quiere hacerlo?

La comunicación efectiva es necesaria para dar instrucciones claras y objetivos precisos. Ser efectivo en comunicación es saber que lo importante no es lo que yo digo, sino lo que el otro entiende. ¿Confirmamos que se han entendido nuestras instrucciones? ¿Usamos todos nuestros recursos verbales y no verbales? ¿Empatizamos? ¿Escuchamos otros puntos de vista, otras sugerencias?

Y la incapacidad para guiar sin agobiar es, en mi opinión, lo que boicotea la mayoría de las delegaciones. Guiar es estar accesible sin vigilar, prestar apoyo sin presionar, controlar sin fiscalizar y hacer seguimiento sin ir a pillar. ¿Hemos definido bien las fechas de supervisión y esperamos? ¿Damos "mando en plaza" sin fisuras?

Ahora sí, con esas habilidades entrenadas la técnica para delegar de forma efectiva se puede resumir en cuatro pasos y algunas preguntas clave más:

1. Analizar la importancia y la urgencia de las tareas y definir cuáles delegar. ¿Las conocemos todas? ¿Sabemos distinguir la importancia de la urgencia?

2. Analizar y definir a quién delegar cada tarea en función de sus capacidades, y también de sus potencialidades. ¿Conocemos bien a nuestro equipo?

3. Con el delegado: dar instrucciones claras y definir de forma precisa los objetivos; aclarar bien los criterios importantes para alcanzar el objetivo; facilitar y consensuar los recursos disponibles y necesarios; establecer cómo, cuándo y quién hará las evaluaciones periódicas de seguimiento; y, muy importante, definir las consecuencias positivas y negativas de esas evaluaciones. ¿Sabe nuestro equipo lo que esperamos de ellos?

4. Pedir siempre opinión de cómo poder mejorar los resultados. ¿Escuchamos?

Hay una frase que se me quedó grabada y que creo que define perfectamente la delegación efectiva, y que me sirve tanto con un equipo como con mis hijos: "mano firme en rienda suelta". La rienda suelta es el reto.